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Espace communal et intercommunal

On ne le dira jamais assez, les archives communales constituent un patrimoine inestimable… et fragile !

Elles recèlent en effet de grandes richesses administratives comme historiques qu’il est essentiel de conserver et de transmettre. Les communes et les structures intercommunales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent la conservation et la mise en valeur (Code du patrimoine, articles L212-6 et L 212-6-1).

Le statut des archives : les archives publiques sont inaliénables et imprescriptibles. Propriétaire de ses archives, la commune peut à tout moment décider de les déposer aux Archives départementales.

Selon la taille de la commune, les dispositions législatives sont différentes. Les archives départementales contrôlent et soutiennent leur action.

Bien archiver pour bien gérer

Le maire ou le président du groupement est responsable au civil et au pénal des archives de sa structure. Le maire est soumis au récolement de ses archives. Une bonne gestion des archives implique une attention aux conditions de conservation.

Le soin apporté aux archives permet non seulement de retrouver rapidement les informations recherchées pour un usage en interne mais aussi pour une communication ponctuelle à des usagers, sous réserve de respecter les délais de communicabilité. Tout agent chargé de la collecte et de la conservation des archives est tenu au secret professionnel.

Le conseil général peut octroyer des subventions aux communes de moins de 5 000 habitants pour la conservation et la restauration de leurs archives en mairie. Les demandes de subvention doivent être adressées aux Archives départementales.

Classez, éliminez

Les Archives départementales proposent des conseils et une assistance technique aux communes et aux structures intercommunales en matière de classement. Elles peuvent aider les collectivités à établir les bases d’un travail de tri et de classement de leurs archives, sans toutefois prendre en charge le classement dans son intégralité.

La collectivité a la possibilité d’effectuer le travail de classement en interne, de faire appel à un prestataire (centre de gestion de la fonction publique du Morbihan ou société d’archivage privée) ou à un archiviste vacataire diplômé. Procéder à des éliminations régulières permet de bien gérer les archives destinées à être conservées et en facilite l’accès. Cependant, aucun document d’archives publiques - papier comme électronique - ne peut être détruit sans le visa du directeur des Archives départementales via le bordereau d’élimination.