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Vos dossiers sont la mémoire du département

En tant que services de l’État, établissements et entreprises publics ou association ayant une mission de service public vous produisez des archives publiques (article L 211-4 du Code du patrimoine). Il s’agit aussi bien de vos archives papiers qu’électroniques.

Les archives ont pour objet la preuve et le droit des activités des institutions, administrations et collectivités (code du patrimoine, article L 212-2). Elles participent à la mémoire écrite du département et sont le matériau pour les historiens de demain.

Une bonne gestion de vos archives passe par la mise en place de procédures de versement et d’élimination règlementaires. Le versement des archives produites par un service public aux Archives départementales est une obligation légale (code du patrimoine, article L 212-4).

Des éliminations nécessaires sous contrôle

L’élimination permet d’optimiser la gestion des archives en ne gardant que les papiers utiles au travail quotidien et ceux qui ont une valeur juridique et/ou à terme une valeur historique. Ceci vous permettra également de gagner de la place et donc de diminuer les coûts de stockage.

Avant d’éliminer des archives, vous devez vérifier les instructions de tri et de sélection rédigées par les Archives de France et vos ministères respectifs ainsi que les durées de conservation. Les archives départementales garantissent la validité juridique de l’élimination ; l’absence d’intérêt historique des documents est déterminée par les archivistes. Aucune élimination d’archives publiques ne peut être réalisée sans l’obtention préalable du visa du directeur des Archives départementales (code du patrimoine, article L 212-4 (sélection des archives) et L 212-10 (contrôle scientifique et technique de l’État).

Aucune élimination ne peut être effectuée sans le visa du directeur des Archives départementales. Cette procédure concerne aussi bien les archives papier qu’électronique.

Le service doit transmettre en trois exemplaires originaux un bordereau d’élimination au directeur des archives départementales. Ce bordereau doit être rédigé sans sigles. Les mentions suivantes doivent absolument être indiquées :

  • Nom de la direction et du service souhaitant éliminer ;
  • Nom du service producteur des archives si différent du premier ;
  • Nom de la personne qui a rédigé le bordereau ;
  • Signature du responsable du service producteur ;
  • Indication du contenu de la ou des boites à éliminer (sans sigles et en indiquant s’il s’agit de copies, de doubles, de dossiers échantillonnés…) ;
  • Les dates extrêmes des dossiers (document le plus ancien et le plus récent) ;
  • Le métrage linéaire total (une boite de 10 cm correspond à 0,1 ml).

Les documents ne peuvent être détruits qu’après le retour du bordereau visé par le directeur des archives départementales.

Vous devez demander à la société de destruction un certificat de destruction qui doit impérativement mentionner :

  • Un intitulé officiel ;
  • L’identification du service et du site d’enlèvement ;
  • La nature exacte des documents détruits ;
  • La date de destruction ;
  • Le volume détruit exprimé en tonne.

Garantir à vos dossiers une pérennité

Seule une infime partie des archives produites ont une valeur historique et seront versées aux archives départementales. Le versement permet de gérer au mieux l’espace dans vos salles d’archives et d’assurer dans des conditions optimales la conservation de vos archives historiques. Il apporte une sécurité juridique à vos archives et contribue à la constitution du patrimoine historique.

Le service doit transmettre en trois exemplaires originaux un bordereau de versement type au directeur des archives départementales.

Ce bordereau doit être rédigé sans sigles. Les mentions suivantes doivent absolument être indiquées :

  • Nom de la direction et du service souhaitant éliminer ;
  • Nom du service producteur des archives si différent du premier ;
  • Nom de la personne qui a rédigé le bordereau ;
  • Signature du responsable du service versant ;
  • Numéroter les boites et indiquer le contenu de chacune des boites à verser ;
  • Les dates extrêmes des dossiers (document le plus ancien et le plus récent) ;
  • Le métrage linéaire total (une boite de 10 cm correspond à 0,1 ml).

Votre projet de versement doit être validé par les archives départementales avant tout transfert. Cette validation obtenue, vous convenez d’une date pour effectuer le versement. Le transport matériel est à votre charge.

Une fois le versement réalisé, un exemplaire de votre bordereau vous est retourné signé par le directeur des archives départementales. Un inventaire électronique est rédigé par les archivistes ; il est mis en ligne sur notre site internet puis vous est transmis par messagerie électronique.